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UB Store破解发票处理难点,“发票RPA”5大应用场景解析

  上千亿张发票承载着海量的信息,发票的内容,对于企业来讲则是非常重要的数据,在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面均会用到。  对于如…

  上千亿张发票承载着海量的信息,发票的内容,对于企业来讲则是非常重要的数据,在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面均会用到。

  对于如此重要的“东西”,企业以及财务人员该如何更高效地处理它?伴随“四大”对财务机器人积极的推广,RPA早已引爆财务圈,很多企业的财务通过RPA找到了降本增效的新解决方案。

  传统发票处理环节的难点

  传统发票信息处理往往令企业财务人员头疼。据《2020财务群体生存状态调研报告》调查显示,最令财务人“压力山大”的,不是企业成本控制,也不是职业生涯被考证支配,而是发票报销。发票处理中大量的人工重复操作,占据了多数财务人员的精力与时间。

  特别是对于专业的财务公司、代记账公司来说,繁重的票据录入和管理工作,耗费了大量人力成本。

  伴随人工智能技术不断突破,从数字化到自动化,企业财务发票录入流程的自动化处理需求迫切。

  RPA发票识别录入自动化的主要原理为:通过RPA将供应商主数据、物料主数据等同步至财务共享平台。在收到发票后,RPA提供OCR扫描发票信息并自动验真。发票验真后,RPA可根据匹配规则提供自动和采购订单以及收货单等单据进行校验匹配。三单校验成功后,RPA则根据记账规则自动处理应付账务,如有需要增加发票自动认证。

  无处不在的发票处理:“发票RPA”经典应用场景

  发票处理无处不在,从采购到付款、订单到收款,到订单核对、应付账款,再到资金管理、税务管理,很多行业的财务场景都能找到它的身影。

  尽管,RPA并不是专门为应对财务工作而开发出来的,但在实际的财务工作中,RPA技术的应用却异常丰富。

  场景1:应付账款流程

  某大型教育机构,每个月都要为旗下10余所学校处理超过3,000张发票。

  应用RPA之前:收到单批发送的发票时,人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统,工作量巨大,耗时费力。随着发票数量、种类的日益增多,处理起来也愈发复杂。

  应用RPA之后:RPA机器人可代替人工自动将发票数据输入ERP系统,简化操作流程,减轻了财务人员的工作量,每张发票可节省10分钟的处理时间。RPA的发票读取功能,可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票,提升准确率,最大限度地降低业务风险。

  RPA机器人每年可为该机构自动处理近50,000张发票,节省工时超过6,000小时。

  场景2:发票开具

  某电信运营商财务部门发票开具流程。

  应用RPA之前:收到订单后,财务人员需要手动录入相关信息并开立发票,并通过邮件发送给客户。手动开票耗时长,业务量大时,财务人员甚至可能因疲劳导致数据录入错误。

  应用RPA之后:RPA自动为客户生成电子发票,并发送至客户的电子邮箱。若客户有纸质发票需求,RPA会将发票信息发送至打印机。遇到有争议发票,则自动将信息转由人工处理。RPA优化了开票流程,缩短了开票时间,提高了开票准确率。

  场景3:发票核对

  某科技公司的财务,核对发票及相关交易记录。

  应用RPA之前:每天要核对上百张发票,每名员工至少要花费1小时整理纸质文档,耗时费力,还容易出错。

  应用RPA之后:RPA通过OCR将纸质材料数字化,并进行统一归档。无需人为干涉,RPA可自动核对发票与交易记录,并录入数据,存储扫描图像。

  场景4:发票识别

  某汽车制造企业的财务部的发票识别处理。

  应用RPA之前:财务部聘用了多个财务人员手动处理各地供应商的纸质发票、账单,工作量大,数据录入易出错,新手甚至还可能因不熟悉业务导致合规风险。

  应用RPA之后:RPA通过OCR技术,识别多种格式的发票信息,并将其进行二次转换,形成统一格式,自动录入系统,再将处理后的发票信息发送给指定的财务人员进行审核。

  场景5:供应商发票处理

  某玩具零售商供应商发票处理。

  应用RPA之前:每当有新商店加入公司采购组,公司都要从供应商处收集每一张发票,并集中处理所有交易。月初收到的发票较少、业务量小,临近月末却要处理大量发票,人工手动处理效率低,不仅耗时费力,还容易出错或遗漏。

  应用RPA之后:RPA每年为公司处理10万余张发票。以往需要45名员工处理,现在只需15人即可处理完成,大大降低了人力成本。

  UB Store发票自动化解决方案

  随着RPA的普及与应用,财务流程中的手工劳动问题正在得到解决。“发票自动化”势必成为很多公司财务部门应用RPA实现流程自动化的重要选择。

  根据企业财务发票处理产生的种种痛点,UB Store“发票自动化”财务解决方案,覆盖常见发票处理场景:发票开具、识别、汇总、验真、税务申报/纳税报表制作等,帮助企业实现发票的批量采集、数据录入等工作的自动化,提高数据采集与管理的效率,降低企业人力物力开销,提高准确率。

  解决方案1:发票识别

  UiBot增值税发票识别机器人,能够自动识别各种格式的增值税发票信息,并对发票做汇总处理,同时还具备对接其他类型票证识别能力。机器人操作效率高,可将每月业务操作时间,由原来的300小时减少到7小时。发票识别率几乎100%,单笔发票查验反馈速度小于5秒。

  解决方案2:发票验真

  RPA机器人可基于发票票面信息自动校验发票真伪,同时可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。UiBot发票验真机器人,可在提高开票效率的同时避免人为输入错误的发生。

  解决方案3:发票开具

  RPA机器人根据订单信息,抓取销售开票数据进行开票,发票开具后将开票信息传递至相关业务人员,通知其进行发票寄送。UiBot发票自动开具机器人,可以实现发票申请提交与开具的全流程自动化操作,减少发票人工处理,缩短发票处理周期。

  UB Store是目前国内最大的一站式办公自动化服务与交易平台,对于智能财务、财税领域的RPA应用有着专业、深入的研究。致力运用机器人流程自动化(RPA)与人工智能(AI),让企业更多的财务人员享受到UiBot RPA机器人、流程自动化带来的红利。


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作者: haixia002

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